消除电子文件安全隐患　自主安全可控是关键

     电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、固态硬盘、磁盘和光盘等化学磁性物理材料为载体的文字、图片材料。电子文件有很多种，比如电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子版本等。

　　随着我国电子政务、企业信息化、社会信息化工作的不断向前推进，产生了海量的电子文件。对电子文件的全生命周期管理（形成、办理、归档、鉴定、处置、销毁）及电子文件安全是我国实施信息化战略的重要任务，是新时期国家管理的基础性工作。党中央、国务院高度重视电子文件管理工作，中央办公厅和国务院办公厅先后印发了《电子文件管理暂行办法》《国家电子文件管理工作规划（2011—2015年）》等文件。

　　对于企业而言，前述电子文件都属于企业资产和商业秘密。由于电子文件的流通方式多样，而且容易修改、容易删除、容易复制、容易损坏，所以对这些资料，一定要加强安全防护，一旦发生意外，将给企业带来不可估量的损失甚至是事故。对于诸如研究院、设计院、军工企业这样的涉密机构而言，这些资料就是企业的“命根子”，它们的价值和出现泄漏、丢失、损毁的危害不可估量。

　　目前，大多数企业的数字资产管理普遍分散在各应用业务系统中，缺乏统一、规范的管理标准和平台。如何将数字资产进行有效的管理，并与多应用业务系统相融合，成为各涉密机构内容信息化的基石，是每个企业CTO持续关注的焦点。如何在原有的管理手段上，丰富针对秘密文档的系统功能，灵活实施围绕秘密文档的管理制度，以技术实现制度落地。

　　如今，涉密机构的电子文档数量在不断扩大，所以，专业的防泄密部署是很关键的。公司认为涉密机构的电子文档管理应当基于国产软硬件平台，需要满足以下几点要求：

　　1、建立安全存储 广义的安全存储既包含原有的加解密手段，也包含在面对数据体积持续增长时提供从容的存储能力，更可在灾害、故障面前确保数据的可靠和可用。

　　2、强化管理自查 定期对企业各部门的涉密文件管理情况进行彻查，尤其是一些核心部门的涉密文件登记、传阅、保管、归档情况，通过自查及时排除安全隐患。

　　3、增加分享制度 将文档永久保留在某一个地方，是无法发挥其价值的。要想最大化这些数据资产的价值，就要让它们在安全的模式下流通起来，这就需要一个分享平台，在这个平台上可对企业文件库和个人文件库中的文档进行分享给其他用户，同时可回收分享的文档。

　　4、支持检索功能 全文检索功能可帮助用户在企业文件库和个人文件库的海量文档库中搜索自己所需的文档，最好是可以对搜索的结果文档可直接预览、下载、收藏、分享等操作。这些安全的检索功能应与企业的涉密保护策略相一致。

　　5、优化在线协作 若能支持文档在线编辑，让多人对同一电子文档进行协同编辑，自动保存历史版本，这样就能方便文档编写团队协作和项目文档编写。

　　为满足上述五方面的安全需求，公司结合对企业文档管理、文档安全的业务需求理解，并整合数据安全与数据管理相关专业技术，基于国产软硬件平台，以云安全存储技术作为基础支撑，开发出“企业电子文档管理系统”，为企业搭建了一个电子文档集中管理的平台，系统包括：企业文件库、个人文档库、企业文档社交、企业级智能搜索引擎（e-Search）、在线文档协作、文档版本管理、评论、标签、细粒度文档安全管控、系统安全审计等功能。满足企业日常文档管理中的各种需求，能够极大地提升员工工作效率、提高文档安全性（本文摘自科技日报张晓东作者的文章）。