外发文件加密软件指通过软件为电脑里的电子文档文件进行加密保护的软件，文件加密软件的本质就是为企业电脑里的文件夹的电子图文档文件资料安全而精心打造的一款实时的电子文件夹加密管理软件。能做到实时、透明和强制的加密电脑里的各种格式的文件多达1000多种。
文件加密软件通过保证文件夹里的电子文档从创建到打开、编辑、浏览、保存、传输直至删除的整个生命周期中始终处于加密状态、任何人（包括文件的创建者和合法使用者）始终都接触不到被解密的文件，来做到没有人能够带走解密文件的安全效果。因为一切通过电子邮件、网络入侵、移动存储设备（软盘、U盘、笔记本等）、蓝牙设备、红外设备、木马程序等手段窃取的都只能是加密后的文件夹，而这些加密文件夹里的文件脱离了企业的加密计算机就无法正常使用的。
文件加密软件的功能有以下几点：
文件加密软件透明保护：在安装有加密软件的工作环境中，日常操作习惯和工作环境无任何改变，不影响现有的工作习惯，兼容现阶段所有应用系统。文件加密、解密过程无需用户介入、用户丝毫不会感觉到文件加密软件的存在。
文件加密软件主动保护：文件加密软件安全策略的出发点已经不仅是防止文件被带走，更是要确保实现任何人、通过任何形式带出去的文件都处于保护状态，不用担心文件被非法窃取、从源头上保障了电脑数据的安全。
文件加密软件全程保护：对任何可能造成泄密的不安全操作均可进行管控，如另存、复制、剪切、插入对象、截屏、打印、录屏、FTP传输、发邮件、网络传输等行为。
科学的人员管理：基于企业组织结构，可通过本地认证或与AD域结合的统一身份认证等方式，建立人员管理的树形结构。
文件加密软件灵活的角色管理：可自主定义多种角色，并赋予不同的权限，进行模块化的角色管理。
文件加密软件有完善的权限管理：具有科学严谨的权限管理机制和灵活的文件密级授权机制，可与企业内部管理紧密结合，为不同部门、不同职业角色设定不同的访问权限。
文件加密软件有良好的兼容性：能与企业现有的信息管理系统（如PDM、ERP、OA等系统）无缝集成，提升和完善企业现有信息管理系统的安全性。
文件加密软件有先进的加密算法和密钥管理体制：采用高强度反跟踪加密算法和软硬件结合的方式保存管理密钥，密钥安全性高。
文件加密软件系统自身安全性高：可采用服务器双机备份、管理机集群等方式保障体系的业务连续性；加密软件客户端可以有效防止进程跟踪、强行卸载。
文件加密软件完善的日志审计：可详细记载管理机和客户端日志，所有的操作日志报表支持在线审计。
文件加密软件系统运行安全可靠：加密软件强制加密系统具有防止对系统及数据的非授权的故意或意外访问的处理能力；具有在规定的时间和条件下，能维持其性能水平的能力。系统具备容错机制，保证在不同使用条件下文件加密软件都能正确运行或正常运行。
文件加密软件系统可操作性强：强制加密系统操作简单实用，提示简明、清楚。尽量减少人工操作的步骤，提高加密软件系统的使用效率。
文件加密软件维护方便：系统提供可行的配置和维护手段，使用户能够根据实际情况的改变配置和维护加密软件系统。
文件加密软件扩充容易简单：系统的功能的增强、增加不会引起系统总体结构上的变动。
