Office文档加密软件就是对Office这一款应用软件所产生的所有的文档进行加密的文档加密软件。Office软件包括有：Word软件，Excel软件，PowerPoint软件等，所以Office文件加密软件就是包括对Word文档加密，对 Excel文件加密和对 PowerPoint文档加密的文件加密软件。
Office 文档加密软件的使用是先要设定一个对Office软件进行加密的文件加密安全策略，这个加密软件安全策略需要设置对OFFICE中的Word文档，Excel文件和PowerPoint文档进行加密保护，有的客户也需要控制能否允许复制/粘贴文档中的内容的功能，也可以设置是否控制允许/不允许电脑截屏的功能，甚至不允许将OFFICE文档另存为其它格式（.doc;.docx;.dot;.xps;.docm;.xml;.mht;.xls;.xlsx; .pdf;.wps;.wpt;.et;.ett;.dpt;.ppt;.pptx;.txt; .html; .rtf;等）后缀的文档的功能，还有的就是不能打印Office文档的功能等，当这些加密软件安全策略设置好后，就可以进行下一步的安全策略设置操作了。
OFFICE文件夹加密软件需要把这个Office文档加密软件的加密策略下发或应用到具体某客户的某个部门和对应的部门员工工作用终端电脑上，让该部门的员工终端（电脑）被强制执行此Office文档加密受控的文件加密策略，这样就完成了对部门员工安全加密策略的下发或应用工作了。
最后，当员工在打开或新建、编辑、删除或复制/粘贴加密Word文档、加密Excel文档和加密PowerPoint文档中的文字时，就会被强制加密、实时加密、透明加密相关的Word文档、Excel文件和PowerPoint文件里的各种内容了。
被加密软件加密过的WORD文档、Excel文档和PowerPoint文档可以在文件图标的左下角显示被加密的小图标，如一把红色的小锁，也可以设置不显示加密图标，这样就可以灵活的设置是否要正确区分加密的WORD文档、Excel文档和PowerPoint文档和不加密的WORD文档、Excel文档和PowerPoint文档了。
以上是针对员工在公司局域网内正常上班的情况下的设置。若员工有需要异地出差，或参加展会，做相关售后服务等场景下，会涉及到员工带企业的笔记本电脑外出，这种情况下，既要保证不影响员工的正常上班，同时又要保证员工电脑上的相关涉密数据文档不被泄密，那就需要确保员工能实时在线使用文档加密系统。
建议客户针对加密软件服务器访问端口设置公网映射端口（或类似于花生壳等第三方远程应用通讯工具软件）等方法，让部门员工的电脑外出异地时也能连接到客户已安装了加密软件的主服务器上，能实时接受和执行客户公司的管理层制定的Office文件加密软件的加密策略，从而完成对Word文档、对Excel文档、对PowerPoint文档加密安全策略的部署工作。
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