Office文件加密软件就是对Office这一款应用软件所产生的所有的文件进行加密的文档加密软件。Office软件包括有：Word软件，Excel软件，PowerPoint软件等，所以Office文档加密软件就是包括对Word文档加密，对 Excel文件加密和对 PowerPoint文件加密的文件加密软件。
Office 加密软件的使用是先要设定一个对Office软件进行加密的文件加密安全策略，这个加密软件安全策略需要设置对OFFICE中的Word文档，Excel文件和PowerPoint文档进行加密保护，有的客户也需要控制能否允许复制/粘贴文档中的内容的功能，也可以设置是否控制允许/不允许电脑截屏的功能，甚至不允许将OFFICE文档另存为其它格式（.txt; .html; .rtf; .pdf; .wps;.wpt;.et;.ett;.dpt;等）后缀的文档的功能，还有的就是不能打印Office文档的功能等，当这些加密软件安全策略设置好后，就可以进行下一步操作了。
OFFICE文件夹加密软件需要把这个Office文档加密软件的加密策略下发或应用到具体某客户的某个部门和对应的部门员工工作用终端电脑上，让该部门的员工终端（电脑）被强制执行此Office文档加密受控的文件加密策略，这样就完成了对部门员工安全加密策略的下发或应用工作了。
接下来就是通过客户内部局域网或VPN或公网映射（或类似于花生壳等第三方远程应用通讯工具软件）等方法让部门员工的电脑都能连接到客户已安装了加密软件的主服务器上，接受和执行客户公司的管理层制定的Office文件加密软件的加密策略，从而完成对Word文档、对Excel文档、对PowerPoint文档加密安全策略的部署工作。
最后，当员工在打开或新建、编辑、删除或复制/粘贴加密Word文档、加密Excel文档和加密PowerPoint文档中的文字时，就会被强制加密、实时加密、透明加密相关的Word文档、Excel文件和PowerPoint文件里的各种内容了。
被加密软件加密过的WORD文档、Excel文档和PowerPoint文档可以在文件图标的左下角显示被加密的小图标，如一把红色的小锁，也可以设置不显示加密图标，这样就可以灵活的设置是否要正确区分加密的WORD文档、Excel文档和PowerPoint文档和不加密的WORD文档、Excel文档和PowerPoint文档了。
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（PS:Office是日常行政办公类应用软件中使用最广泛的软件之一（另一大类是国产的金山WPS行政办公软件）。通常非行政事业单位一般使用国外的微软的Office办公软件较多；而行政事业单位多使用国产的金山WPS Office应用软件较多，主要区别是考虑到知识产权，以及信息安全或数据安全等问题，因为OFFICE软件是国外的一款应用软件，在安全可控上面不具备自主知识产权，该软件存在安全漏洞或后门的不可控的可能性，所以各种安全性权限受制于国外。而金山WPS Office办公软件产品则是国产的，具有国内自主知识产权的一款应用软件，自主可控，安全可靠，安全性有保障，不必担心软件存在后门或漏洞等数据安全和信息安全等问题。)
倪光南，中国工程院院士，计算机专家，长期致力于发展自主可控的信息核心技术和产业。
安全有可能成为众多企业发展的限制条件，我们不愿意看到这样的情况。有效解决安全问题，我们才能更专注于业务发展，使得我们对伙伴、供应商和提供商开放边界的同时，又有能力保护我们的知识产权。
另外我们需要员工从各分厂都能安全的访问他们需要的文件信息，最终选择图文档安全卫士是因为他们能够提供满足我们实际需求的解决方案，同时该公司有完善的售后保障体系也让我们无后顾之忧。
